Lo que nunca debes delegar en tu negocio

modelo de negocioHola a todos, escribo este artículo en una tarde de 20 de julio bastante fría en la ciudad de Medellín, Colombia. Como no tenía algo importante para hacer en la celebración de la independencia decidí abrir mi laptop y escribir sobre un tema que hacía rato no revisaba: qué delegar en tu negocio.

Cuando las empresas empiezan a crecer es claro que ya no te puedes dar el lujo de conocer a todos tus clientes, dedicarles el tiempo suficiente y disfrutar de sus solicitudes, rabietas, sonrisas y todas las particularidades que uno experimenta como empresario en ese ritual llamado servicio. Cuando esta situación se presenta hay otro claro dolor de cabeza, el saber delegar en tu negocio, aspecto en el que muchos empresarios nos hemos equivocado, algunos quedando en la ruina por dejar los activos más importante de la empresa en manos equivocadas, otros corriendo con una mejor suerte.

Una de las causas que precedieron mi primera quiebra fue la inexperiencia en materia de delegar  por eso quiero compartir los aprendizajes adquiridos y que tal vez, sean de utilidad en tu actividad.

¿Qué cosas deberías delegar en tu negocio sin generar riesgos a tu bolsillo?

El primer error que cometí a la hora de delegar fue el no conocer los centros de poder del modelo de negocio de mi primera empresa fallida, una  tienda electrónica de venta de ropa por internet, algo bastante fumado por allá en el año 2002, época en que la bancarización en Colombia era baja, no habían smartphones y mucho menos existían facebook o twitter, plataformas que lo facilitan todo en estos momentos para el comercio electrónico y el e-business.

Los centros de poder de un negocio son aquellos en donde hay un flujo constante de dinero y que si no estás ahí pierdes la oportunidad de mover la caja registradora. El gran error que cometí  fue pensar que el centro de poder de mi negocio estaba en la tecnología, en mi tienda virtual; por tal motivo decidí dejar en manos de terceros la venta de mis productos.  En un año de operación solo logré vender 5 millones de pesos y a duras penas tenía alguna recompra. Mientras tanto los “gladiadores” de mi tienda virtual celebraban pues no vendían mis productos, vendían los de la competencia porque les dejaba mayor  ganancia.

Todos los negocios y las empresas tienen centros de poder; algunos lo tendrán en sus canales, en los proveedores, otros en sus productos, en las plataformas para el recaudo de dinero. En fin, la idea es que nunca delegues los centros de poder de tu negocio a otras personas, de eso debes encargarte vos mismo. Si lo haces estás muerto.

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Por política personal nunca delego las siguientes actividades con terceros:

  1. La relación con clientes (labores de prospección, comunicación y relacionamiento)
  2. El proceso transaccional (desde que presento alguna cotización, hasta el cierre de la venta)
  3. El recaudo de dinero

En todo caso cuando delego algo es porque he entendido que a pesar de que no es un proceso crítico de mi compañía, es estratégico y debo hacerlo con alguien mejor que yo (si no se hace bien pierdo valor con el cliente).

Si delego algo en mi empresa, ¿cómo aseguro que se están haciendo las cosas bien?

Como decía mi abuelo, “mijo, lo que no se deja por escrito es letra muerta”; así que el primer ejercicio que hago una vez decido delegar algo en mis negocios es elaborar un contrato. Un contrato es un matrimonio arreglado por conveniencia, en donde quedan estipuladas las responsabilidades de las partes y el que se intente zafar sufre las consecuencias. Nunca hago trabajos con terceros sin elaborar y firmar uno con todo el nivel de detalle (actividades, tiempos, responsables, presupuesto).

Otra cosa que deberías aprender es a controlar, para eso están los indicadores de gestión. Este consejo va especialmente para los que inician su vida como profesionales independientes y que solo se dedican a enviar cotizaciones, recibir dinero pero que no revisan si pueden cumplir porque su capacidad instalada se llenó: el que no sabe cuánto tiempo invierte en el desarrollo de una actividad corre el riesgo de que sus costos ocultos le ahoguen.

Y si tienes personas a cargo procura dejarles muy claro qué deben hacer, en mi caso no soy amante de manejar equipos numerosos debido a que mi cerebro no lo soporta, y no hay nada más maluco que tener un grupo de incompetentes que te hacen perder dinero. La gente buena se conoce porque no esperan órdenes, hacen que las cosas sucedan. Espero que estos consejos sean de ayuda en caso de que tu negocio esté creciendo y tengas que empezar a delegar.

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